No primeiro módulo de Assistente Administrativo há as seguintes disciplinas: Comunicação e Expressão em Língua Portuguesa, Contabilidade Básica, Matemática Básica e Introdução à Gestão de Negócios. No segundo módulo de Assistente Contábil há mais seis disciplinas: Redação Técnica, Matemática Financeira, Estatística, Contabilidade Geral, Economia e Mercados e Informática Aplicada. No terceiro módulo de Analista Contábil há as últimas disciplinas: Psicologia Organizacional, Direito – Legislação e Ética, Contabilidade de Custos, Contabilidade Industrial e Contabilidade Gerencial.

O curso superior de contabilidade é normalmente nomeado por Ciências Contábeis e quem o faz se torna bacharel em ciências contábeis, o curso tem uma duração de oito semestre e é encontrado tanto em instituições de ensino superior públicas quanto privadas. É importante para este curso ter facilidade para lidar com números, capacidade de concentração, é importante a exatidão, o espírito de iniciativa, liderança, a habilidade de trabalhar em equipe, precisa estar atualizado, ser flexível e possuir raciocínio abstrato. Entre as disciplinas normalmente encontrada em um curso superior de Ciências Contábeis se encontram: Contabilidade Geral, Comunicação Empresarial, Processo Decisório e Criatividade, Matemática Financeira, Noções de Direito, Economia, Estatística, entre outras.

Um bom gerenciamento de faturamento é fundamental para uma empresa. É necessário qualificação. O Senac, por exemplo, oferece curso de técnicas de faturamento e auditoria de contas médicas. No curso há vários conhecimentos contidos no programa como produtos e serviços, processo de custos e receita da instituição de saúde, fluxograma de processo e análise de modelos, comportamentos éticos e relações interpessoais, manuseio de contratos e tabelas, relacionamento entre as diferentes áreas nas instituições de saúde além de montagem, fechamento e auditoria de contas. O curso é oferecido pelo Senac São Paulo na Nove de Julho e Tiradentes.

No Centro de Treinamento Empresarial, que treina e capacita pessoas para o mercado de trabalho, é possível encontrar cursos interessantes, como um na área tributária e fiscal, o curso de Faturamento e Emissão de Notas Fiscais. No conteúdo programático do curso de Faturamento e Emissão de Notas Fiscais estão: Tributos (Conceituação; Classificação; Espécies; Impostos, Taxas e Contribuições de Melhorias; Outras Figuras Tributárias; Natureza Jurídica do Tributo), Princípios do Sistema Tributário Nacional, Amparos Legais do ICMS e do IPI, Classificação Fiscal das Operações (Entradas e Saídas de Mercadorias), Base de Cálculo (Operações Internas e Interestaduais, Ativo Imobilizado, Uso e Consumo), Fato Gerador, Alíquotas, Modelo Prático de Emissão de Notas Fiscais (Com Operações de Saídas – Venda, Exportação, Zona Franca de Manaus, Demonstração, entre outros – Com operações de Entradas – Anulação de Vendas e Importação), Procedimentos para Emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NFE.

A aprendizagem é flexível e dinâmico, os conteúdos são personalizados, utiliza a internet como ferramenta interativa e facilitadora durante o período de estudo ficando à disposição para sanar dúvidas e para a avaliação da aplicação do aprendizado. A aprendizagem tem significado, contexto e é prática. Partindo de um diagnóstico da empresa, os participantes terão um plano de capacitação personalizado, para que atenda as necessidades específicas de sua empresa.

O curso de gestão financeira do Sebrae desenvolve a eficiência e eficácia da gestão financeira, serve para fazer a análise dos aspectos fundamentais e melhorar o processo decisório, ajuda a encontrar soluções para situações cotidianas, além de aperfeiçoar os conhecimentos e competências no ambiente empresarial.

Na primeira fase do curso se introduz o programa de gestão financeira, se diagnostica as necessidades pessoais de aprender, diagnostica as necessidades da empresa e faz o contrato de aprendizagem. Na segunda fase, tem as estratégias personalizadas, comunicação individual e coletiva online, avaliação individual, aplicação imediata do que foi aprendido. Na terceira fase se faz um análise comparativa com o diagnóstico inicial, narra-se as aplicação de projetos, técnicas e instrumento, entrega-se o relatório e final e se registra as expectativas para o futuro. O curso dura três meses.

Entre as funções do software da e-Contab está o fato de ele estar preparado para o SPED Contábil – EFD/FCONT, trabalha com vários exercícios em aberto, disponibiliza a configuração de níveis e dígitos na estrutura do plano de contas, os códigos reduzidos facilitam os lançamentos, para os lançamentos contábeis há agrupamento em lote, é possível incluir lançamentos definidos previamente através de lotes padrão, também relaciona as contas contábeis ao histórico padrão, gera automaticamente lançamentos para o zeramento de despesas e receitas, também gera automaticamente lançamentos para conversão de moeda, atualiza o saldo das contas a qualquer momento, permite a cópia do plano de contas entre empresas, possui plano de contas padrão, faz encerramento mensal ou anual do balanço, usa centros de custos, é um programa preparado para escritórios de contabilidade e empresas em geral.

A Nasajon também possui um software de sistema contábil que tem várias funcionalidades: rapidez para consultar informações de exercícios anteriores, centros de custo e plano de contas contábil e gerencial, facilidade de copiar um plano de contas ao cadastrar uma empresa, módulo de controle de patrimônio com depreciação automática, opção de lançamentos em lote para agilizar lançamentos futuros, possibilidade de lançar e ver ao mesmo tempo data, débito, crédito, centro de custo histórico e valor.

Contas a pagar são compromissos que foram assumidos pela organização na representação de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições e outros compromissos. Controlar tais contas é uma tarefa rotineira, pois está envolvida com grandes somas de dinheiro.

Ao controlar as contas a pagar é possibilitado identificar vários elementos como a identificação de todas as obrigações a pagar, a priorização de pagamentos quando houver dificuldade de honrar todos os compromissos assumidos, a verificação daquilo que não foi pago, não permitir que o prazo se perca, para poder conseguir descontos e pagar valores menores e também ao não perder o prazo não se paga nem multa nem juros exorbitantes, garante o fornecimento de informações para elaborar o fluxo de caixa além de conciliar com os saldos da contabilidade.

Através de um bom relatório onde todos os compromissos estão sob controle, e o administrador toma posse dessas informações tem a possibilidade de fazer a verificação dos seus compromissos, seja pelo fornecedor, pelo tipo de pagamento, pelos títulos a pagar ou pelos que foram pagos, além das duplicatas que se encontram em atraso, além de qualquer intervalo de data. Para implantar o controle de contas a receber há no mercado modelos em papel e também softwares, incluindo alguns de graça.

As contas a receber podem permanecer em estado de contas a receber ou podem passar para um plano de contas. Elas são controladas através do recebimento. A conta que será recebida pode ser recebida várias vezes ou ficar sempre no mesmo estado se assim o usuário desejar. Deste modo alguns benefícios podem não ser oferecidos como, por exemplo, a geração de dados para sistemas de contabilidade.

Usando um sistema de contas a receber é possível rastrear tais contas pela data de vencimento, pelas contas vencidas, pelas que irão vencer, é possível gerenciar cheques pré-datados, controlas contas bancárias, cartões de crédito e ainda controlar o caixa.

Para uma eficiência em gerência de finanças é importante controlar gerencialmente vários dados, por exemplo, os controles das contas a receber dão fornecimento de várias informações que ajudam a tomar decisões sobre os ativos importantes, os créditos de vendas feitas no prazo. É possível identificar elementos e verificar a data e o montante dos valores recebíveis, descontos que foram concedidos e juros a serem recebido, quem paga em dia, o que já venceu e o que há de atraso, o que fazer para cobrar e o que foi recebido em atraso, entre outras coisas.

O Excel, um programa de planilha da Microsoft, é outra ferramenta extremamente útil. Numa planilha se pode facilmente criar uma lista de Contas a Pagar. Numa coluna se coloca o serviço que tem de ser pago (uma conta de água, a mensalidade do ginásio, uma parcela), e em outras colunas se coloca informação como a data de vencimento, o valor da conta, se já foi paga ou não.

Para os menos entendidos em informática, existem na internet muitos exemplares de ficheiros, totalmente gratuitos, com a planilha já devidamente formatada para ser usada. Só necessita de introduzir os dados que são pedidos. Algumas planilhas até colocam automaticamente a vermelho as contas já vencidas e não pagas até à data limite.

Nos programas profissionais próprios para Contas a Pagar é possível exportar dados para uma planilha de Excel. Por exemplo, se queremos saber que contas essa empresa tem para pagar neste mês podemos filtrar no programa os dados e exportá-los para uma planilha. Essa função é muito útil, permitindo que a pessoa trabalhe nessa planilha, podendo fazer anotações, marcar com cores diferentes. A grande vantagem é a possibilidade de poder enviar por e-mail para outras pessoas. Toda a gente que tem computador tem um programa de planilha (o Excel ou um programa gratuito como o OpenOffice que se pode baixar na internet), pelo que fica muito mais fácil partilhar a informação.

Uma boa solução para o tratamento dessas matérias contabilísticas é usar sites online que simulam um programa completo de contabilidade e que incluem o módulo de Contas a Pagar. Tudo é feito online, e a informação é guardada nos servidores da empresa que presta esse serviço e não no nosso computador.

Depois de pesquisarmos a melhor solução para o nosso caso, contratualizamos o serviço e abrimos conta nesse site, pagando uma mensalidade (ou um pagamento anual, com desconto). Depois de entrar na sua área reservada o cliente irá preencher os dados da empresa. As ferramentas são completas, e existem campos onde iremos listar todos os nossos gastos em mercadorias e serviços, os prazos de pagamento de cada item, parcelamentos, juros e outras informações importantes. Isto permite saber a qualquer momento e apenas com um clique do rato a situação da empresa em termos de dívidas no curto prazo.

Existem muitas vantagens nestes serviços: pode usar 24 horas por dia e aceder ao serviço a partir de qualquer computador.

Porque a informação é armazenada online num servidor que não é nosso, é preciso pesquisar o mercado e optar por uma empresa competente e com reputação nessa área, e que ofereça garantia de qualidade.

No caso de a pessoa não ter conhecimentos suficientes para trabalhar com essas aplicações e precisar de formação na área, a melhor opção é se informar sobre um dos muitos cursos de Contas a Pagar que existem por todo o país. Escolas profissionais, SEBRAE, SENAC e escolas particulares são alguns dos muitos locais onde existe essa formação. Em certas instituições públicas os cursos são gratuitos, e por isso mesmo nem sempre é fácil conseguir vaga.

Existem cursos apenas sobre Contas a Pagar, onde se estuda unicamente essa componente contabilística. Em cursos mais completos, para além do Contas a Pagar, existem outros módulos de aprendizagem como contabilidade gerencial, fluxo de caixa, capital de giro e muitos outros. A oferta de cursos é muito grande, e os interessados em aprender estas matérias devem pesquisar na sua área de residência um curso que satisfaça as suas necessidades de aprendizagem. Se mora longe das grandes cidades, pode optar por um curso intensivo pela internet.

Nos bons cursos se usa software de Contas a Pagar, habituando os alunos a trabalharem com os programas e suas ferramentas específicas, e também com o Microsoft Excel, o software de criação de planilhas eletrônicas mais usado em todo o mundo e essencial para trabalhar com números.

Existem centenas de programas para controlar os movimentos financeiros de uma micro ou pequena empresa, e muitos deles são grátis e se podem baixar na internet.

Uma empresa ou comércio tem de ter sempre a noção exata de quanto gastou em bens e serviços e quando terá que pagar essas dívidas. A principal função básica desses pequenos programas é registrarem os documentos a pagar, facilitando dessa forma a organização de um negócio.

Cada programa é ligeiramente diferente. A base é a mesma, isto é, todos foram programados para a mesma função de Contas a Pagar, mas alguns apresentam mais opções para o cliente. É possível baixar várias aplicações na internet e experimentar gratuitamente todas elas. Alguns aplicativos são gratuitos na sua versão mais básica, mas se o utilizador quiser ferramentas mais avançadas terá de obter uma licença junto da firma criadora do software para poder ter acesso a uma versão mais profissional desse aplicativo financeiro, que inclua folha de pagamento, lucros fiscais, contabilidade organizada e outras ferramentas úteis para uma empresa maior.

A correta utilização desses programas não exige ao utilizador grandes conhecimentos técnicos, apenas os conhecimentos básicos que qualquer pessoa envolvida num negócio terá. Existem cursos específicos para esta área em várias escolas profissionais, instruindo os interessados em todos os assuntos relacionados com esta matéria, em horários noturnos.